Snuffelen in e-mails of in de telefoon van jouw werknemer: mag dat?

Een van jouw werknemers is niet aanwezig. Ze heeft zich ziekgemeld. De pc van deze werknemer is echter niet afgesloten. Je ziet een WhatsApp melding op het bureaublad van de pc verschijnen. Als je erop klikt, blijkt dat je werknemer helemaal niet ziek is. De dag ervoor is uitgebreid door de werknemer gechat met een vriendin waaruit blijkt dat je werknemer hele andere plannen heeft voor deze dag dan werken. Je pikt dit gedrag niet. Tegelijkertijd vraag je je af hoe je dit moet aanpakken. Je hebt immers privéberichten gelezen en je hoort steeds meer over privacy. Hoe zit dit? Hoe pak je dit aan?

CONTROLEREN WERKNEMERS

Het lezen van WhatsApp berichten die jouw werknemer heeft verstuurd, kan worden beschouwd als het controleren van jouw werknemer. Van belang is onder andere of het WhatsApp account voor zakelijke doeleinden is geïnstalleerd of voor privédoeleinden. Is WhatsApp binnen jouw bedrijf bijvoorbeeld een middel om met klanten te communiceren dan mag je daar in kijken op het moment dat jouw werknemer afwezig is, bijvoorbeeld vanwege ziekte. Is echter sprake van een privé account dan heb je er als werkgever in principe niets te zoeken. Datzelfde geldt overigens voor privé e-mails. Soms is de situatie minder duidelijk. Denk aan de situatie waarin je werknemer WhatsApp heeft geïnstalleerd op een pc die door meerdere collega’s gebruikt wordt maar WhatsApp geen aangewezen communicatiemiddel is binnen het bedrijf. Dan is niet altijd duidelijk of het een zakelijke of een privé functie heeft. De werknemer heeft er echter wel zelf voor gekozen om WhatsApp op de pc van de werkgever te installeren.

Wat mag je doen als je vermoedt dat jouw werknemer het WhatsApp- of e-mailaccount gebruikt om strafbare feiten te plegen?

Indien sprake is van een redelijke verdenking dat jouw werknemer iets doet wat strafbaar of verboden is dan mag je het account controleren. Denk aan een ontvangen signaal dat jouw werknemer bedrijfsgeheimen met de concurrent deelt.

Waar moet je op letten bij zo’n controle? Aan de controle van jouw werknemer worden meerdere privacyrechtelijke eisen gesteld. Een voorbeeld is de eis dat van tevoren, in bijvoorbeeld een personeelshandboek, duidelijk moet zijn gemaakt wat mag en wat niet mag en dat controle van communicatiemiddelen zoals e-mail en WhatsApp mogelijk is en op welke manier dat gebeurt. Een andere eis is onder meer dat er geen ander – minder ingrijpend – middel is om de verboden gedraging vast te stellen en te stoppen.

PRIVACY & ARBEIDSRECHT

Indien er inderdaad sprake is van bijvoorbeeld het veinzen van ziekte of van het doorspelen van bedrijfsgeheimen dan kan dat aanleiding geven om over te gaan tot ontslag (op staande voet). Heb je het voornemen om ontslag op staande voet te geven dan is ons advies om hierover telefonisch advies in te winnen. Vaak kan al tijdens dat gesprek worden beoordeeld of de situatie inderdaad geschikt is voor ontslag op staande voet en zo ja, hoe je dat ontslag dan in een brief bevestigt.

Is de werknemer het niet eens met het ontslag op staande voet dan zal er een procedure bij de kantonrechter worden gestart door de werknemer. Dan zal de kantonrechter zoal beoordelen wat de aanleiding is voor het ontslag op staande voet en of dat ontslag ook terecht gegeven is. De ontslagbrief is dan zeer belangrijk. Ook zal van belang zijn hoe je als werkgever met de privacy van de werknemer bent omgegaan. Hoewel arbeidsrechters de waarheidsvinding over het algemeen het zwaarst laten doorwegen, zien we steeds vaker dat het niet goed omgaan met de privacy wél wordt meegenomen bij het vaststellen van de hoogte van een eventuele vergoeding aan de werknemer.

ADVIES

Het snuffelen in e-mails of telefoon van een werknemer is in bepaalde gevallen dus toegestaan. Dit is echter aan voorwaarden verbonden. Je werknemers informeren over de mogelijkheid van controle is bijvoorbeeld een belangrijke voorwaarde waaraan je vrij eenvoudig kunt voldoen. Als je een Ondernemingsraad hebt, zul je wel vooraf instemming moeten vragen als je een regeling voor de controle van personeel wilt invoeren. Heb je de mogelijkheid van controle niet gecommuniceerd maar heb je wel aanleiding om jouw werknemer te controleren, win dan advies in om het risico te laten beoordelen. Dan kan het vervolg worden bepaald en kunnen risico’s nog worden geminimaliseerd.

Sabine schreef eerder ook over verborgen cameratoezicht op de werkvloer.

Heb je vragen over dit onderwerp? Neem dan contact op met Sabine van Loon.