Op de werkvloer worden persoonsgegevens verwerkt. Zo moeten er bepaalde persoonsgegevens verwerkt worden om uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst. Aan de werknemer moet bijvoorbeeld loon worden uitbetaald en daarvoor dient de werkgever te beschikken over een bankrekeningnummer. Maar hoe zit het eigenlijk met de privacy van sollicitanten? Zij zijn nog niet in dienst. Waarmee dien je als werkgever zoal rekening te houden?
Tijdens de sollicitatieprocedure worden veel persoonsgegevens van sollicitanten verzameld. De sollicitant stuurt een cv in en een motivatiebrief. Daardoor beschik je bijvoorbeeld al over de naam, woonplaats en contactgegevens van de sollicitant. Nodig je de sollicitant uit voor een gesprek, dan worden er mogelijk aantekeningen gemaakt van dit gesprek waaronder van de indruk die van de sollicitant is verkregen.
In sommige gevallen wil je misschien gebruik maken van een assessment. Ook dan worden er persoonsgegevens verwerkt. Bovendien schakel je dan een externe partij in om het assessment af te nemen. Die partij verwerkt daardoor persoonsgegevens van jouw sollicitant. Maak dus van tevoren goede afspraken om de privacyrechten voldoende te waarborgen.
Tijdens de sollicitatieprocedure geldt dat de sollicitant een vrij sterke mededelingsplicht heeft. Indien bijvoorbeeld duidelijk is dat het een stressvolle functie betreft maar de werknemer niet over een recente burn out vertelt, kan de sollicitant daardoor in strijd met de mededelingsplicht deze informatie hebben verzwegen. Ook voor de sollicitant die gebaat is bij structuur, een rustige werkomgeving met weinig piekbelasting en weinig deadlines geldt dat deze een mededelingsplicht heeft als uit de vacaturetekst en/of functiebeschrijving volgt dat de functie daar juist niet in voorziet. Aan de andere kant rust op de werkgever een zekere onderzoeksplicht. In bepaalde sectoren, zoals in de zorg, worden in dat kader aanvullende eisen gesteld. Het checken van de door de sollicitant in het cv opgegeven gevolgde opleiding en werkervaring behoort dan tot de onderzoeksplicht van de werkgever.
Wat in de praktijk geregeld gebeurt, is dat er een screening plaatsvindt van de sollicitant. Om een goede indruk te krijgen van de sollicitant worden bijvoorbeeld social media kanalen waarop de sollicitant zich presenteert, bekeken. Maar onder screening valt bijvoorbeeld ook het opbellen van referenties die de sollicitant heeft opgegeven. Waarmee moet je dan rekening houden?
Hoewel het voor sommige functies, zoals in de kinderopvang, verplicht is om een screening uit te voeren en je daarmee als werkgever een wettelijke grondslag hebt om bepaalde persoonsgegevens te verwerken, is dat vaak niet het geval. Om een screening uit te mogen voeren, moet je in dat geval een gerechtvaardigd belang hebben bij de screening. Denk aan de functie van financieel directeur of beveiliger. Dat betekent echter niet dat je dan lukraak informatie mag opzoeken over deze persoon. Je dient gericht te werk te gaan. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moet de verwerking van de persoonsgegevens noodzakelijk zijn, proportioneel en het minst ingrijpend zijn voor de persoon wiens persoonsgegevens worden verwerkt.
Maakt een screening onderdeel uit van de sollicitatieprocedure? Vermeld dit dan van te tevoren zodat daarover geen onduidelijkheid kan bestaan. Je hebt een informatieplicht.
Of je mag vragen naar de gezondheid van de werknemer is voor veel werkgevers onduidelijk. Zoals hiervoor al aangegeven, is de werknemer zelf gehouden om informatie over diens gezondheid te vertellen als dat rechtstreeks van belang is voor de functie.
Als werkgever mag je niet direct vragen naar de gezondheid. Wel mag je tijdens de sollicitatieprocedure bij het UWV controleren of een sollicitant behoort tot de doelgroep Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten.
Vragen of de sollicitant zwanger is of wil worden mag ook niet. Stel je de vraag toch dan geldt dat de sollicitant die vraag niet hoeft te beantwoorden. Geeft de sollicitant antwoord, noteer dit antwoord dan niet.
Heeft de sollicitant de functie niet gekregen? Dan geldt dat je de persoonsgegevens van de sollicitant uiterlijk vier weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure verwijdert. Let daarbij ook op cv’s die zich nog in de e-mail van medewerkers bevinden. Met toestemming van de sollicitant mogen de gegevens langer dan vier weken worden bewaard. Houd daarvoor een termijn aan van een jaar.
Een privacyverklaring voor sollicitanten biedt voor beide partijen duidelijkheid. In de privacyverklaring staat overzichtelijk beschreven op welke wijze tijdens de sollicitatieprocedure wordt omgegaan met persoonsgegevens van de sollicitant. Denk wel aan de rol van de eventuele ondernemingsraad als je een regeling op het gebied van het aanstellingsbeleid wilt vaststellen, wijzigen of intrekken.
Voor vragen over dit onderwerp of voor andere privacygerelateerde vragen kunt u contact opnemen met Sabine van Loon of met een van de collega’s uit ons privacyteam.
