De feestdagen zijn aanstaande. Nu het einde van 2023 in zicht is, staat alles in het teken van het afronden van dit jaar en het vooruitkijken naar 2024. Privé, maar zeker ook zakelijk. Daar passen goede voornemens bij. Om ook in 2024 je privacy op orde te hebben, volgt hierna een drietal goede privacy voornemens.
Organisaties die persoonsgegevens verwerken zijn verplicht een register van verwerkingsactiviteiten (“verwerkingsregister”) bij te houden. Hierin worden alle verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens gedocumenteerd. Verwerkingsactiviteiten kunnen voortdurend veranderen. Ons advies is om het verwerkingsregister met enige regelmaat te herzien. Het nieuwe jaar is het ideale moment om het verwerkingsregister grondig door te lichten en waar nodig bij te werken. Zijn jullie bijvoorbeeld in de afgelopen tijd op andere manieren persoonsgegevens gaan verwerken of zijn jullie met nieuwe systemen/ software gaan werken? Misschien hebben jullie zelfs de doeleinden voor de verwerking van de persoonsgegevens aangepast. Ook het aanpassen van de bewaartermijnen is een noemenswaardige verandering. Al deze veranderingen brengen namelijk met zich mee dat je het verwerkingsregister zal moeten updaten.
Transparant communiceren over hoe persoonsgegevens worden verwerkt is van groot belang. Heb je zojuist geconcludeerd dat je verwerkingsregister (op onderdelen) moet worden bijgewerkt, voer deze aanpassingen dan ook door in je privacyverklaring. Zo informeer je de betrokkenen over veranderingen in de bedrijfsvoering of wet- of regelgeving. Zorg ervoor dat de privacyverklaring duidelijk en begrijpelijk is voor de betrokkenen. Deze proactieve benadering versterkt niet alleen de naleving van de wet- of regelgeving, maar bevordert ook een positieve relatie met jouw klanten en versterkt het imago van je organisatie als een betrouwbare onderneming.
Het waarborgen van privacy binnen een onderneming is een gedeelde verantwoordelijkheid. Investeer in de kennis en bewustwording van je medewerkers over privacy en de bescherming van persoonsgegevens (op de werkvloer). Het creëren van een privacygerichte bedrijfscultuur gaat verder dan naleving van wet- en regelgeving; het draagt bij aan het bewustzijn van privacyrisico’s en het voelen van verantwoordelijkheid door het nemen van preventieve maatregelen. Op deze manier kan jouw organisatie de kans op onbedoelde schendingen van iemands privacy minimaliseren en tegelijkertijd het vertrouwen van klanten en belanghebbenden versterken.
Vooruitkijkend naar het nieuwe jaar adviseren wij je in ieder geval aan de slag te gaan met de voornoemde drie goede voornemens. Dit is niet alleen een verstandige zakelijke zet, maar hiermee bouw je ook verder aan een betrouwbare en verantwoorde organisatie.
Mocht dit alles klinken als totale abracadabra voor jou, geen zorgen. Neem gerust contact op met Julianne Leerentveld of een van onze andere privacyrechtspecialisten, dan gaan we samen aan de slag om je privacy en AVG-gerelateerde doelstellingen te realiseren. Op die manier heb jij komend jaar genoeg tijd over voor het realiseren van je andere doelen.
