Collectieve vrije dag in 2026? Werkgever wees op tijd!

Bepalen wanneer de werknemer vrij is

Om te beginnen geldt als uitgangspunt dat een werknemer zelf bepaalt wanneer hij of zij verlof opneemt. Een werkgever mag een verlofaanvraag alleen weigeren als er sprake is van zwaarwegende bedrijfsbelangen. Bij werkgevers kan er de behoefte bestaan om collectieve vrije dagen te hanteren binnen de organisatie. Om deze collectieve vrije dagen vast te stellen, bijvoorbeeld een sluiting tijdens de bouwvakperiode, gelden de volgende drie opties.

Optie 1: Via de inhoud van de arbeidsovereenkomst

De mogelijkheid om collectieve vrije dagen vast te stellen kan worden opgenomen in de schriftelijke individuele arbeidsovereenkomst. De werknemer gaat door ondertekening van de arbeidsovereenkomst akkoord met deze mogelijkheid.. Vaak is daarbij ook bepaald hoeveel dagen het betreft en wanneer deze moeten worden vastgesteld.

Optie 2: Via de cao

Ook kan het vaststellen van collectieve vrije dagen bij cao zijn geregeld. Kijk dus goed in de cao indien er een cao van toepassing is op de arbeidsovereenkomst.   Let hierbij wel goed op welke voorwaarden de cao stelt voor het vaststellen van deze collectieve vakantiedagen!

Een voorbeeld van een cao waarin dit geregeld is, is de Cao Bouw en Infra. In de Cao Bouw en Infra 2025 is de mogelijkheid opgenomen voor werkgevers ten aanzien van bouwplaatsmedewerkers. De cao verbindt echter wel voorwaarden aan de vaststelling van de collectieve roostervrije dagen: de collectieve roostervrije dagen moeten in goed en tijdig overleg met de ondernemingsraad worden vastgesteld. Is er geen ondernemingsraad? Dan vindt de vaststelling van de periode plaats in overleg met de betrokken werknemers of een door hen gekozen delegatie van werknemers.

Werkgevers moeten de collectieve roostervrije dagen uiterlijk tien dagen vóór het begin van het kalenderjaar vaststellen en in een rooster kenbaar maken aan de betreffende werknemers.

Optie 3: Overleg met werknemer en ondernemingsraad

Is de mogelijkheid om collectieve vrije dagen niet bij arbeidsovereenkomst of cao geregeld? Dan kun je dit in overleg met de individuele werknemers, na samenspraak met de ondernemingsraad, alsnog regelen. Op grond van artikel 27 lid 1 sub b van de Wet op de ondernemingsraden heeft de OR een instemmingsrecht over een vakantieregeling en daarmee ook de vaststelling van een collectieve vakantieperiode of van verplichte vrije dagen. Door eerst met de ondernemingsraad te overleggen, vergroot je als werkgever het draagvlak onder de werknemers. Maar let op, ook als de ondernemingsraad instemt, blijft toestemming van de individuele werknemer vereist!

Let op de juiste manier van vaststellen

Maak je als werkgever gebruik van de mogelijkheid om collectieve vakantiedagen vast te stellen op grond van de cao of arbeidsovereenkomst, controleer dan of dit op de voorgeschreven manier is gebeurd.  

Kort samengevat: als werkgever heb je een juridische grondslag nodig om collectieve vrije dagen vast te stellen. Daarbij is van belang dat de regels over de vaststelling, het aantal dagen en de communicatie naar werknemers goed zijn vastgelegd, bijvoorbeeld in een verlofregeling in het personeelshandboek.. Let op: het opstellen of wijzigen van een verlofregeling vereist wel instemming van de ondernemingsraad.

Zorg er bovendien voor dat de collectieve dagen tijdig aan de werknemers worden gecommuniceerd. In de praktijk betekent dit vaak dat deze dagen nog vóór de start van het nieuwe kalenderjaar moeten worden vastgesteld. Als er voor de werknemer een mogelijkheid is om in bezwaar te gaan tegen deze vaststelling, houd hier dan rekening mee in de planning.   

Dat betekent dat de collectieve vrije dagen voor 2026 uiterlijk op 31 december 2025 moeten worden vastgesteld en gecommuniceerd, in sommige gevallen zelfs eerder!