Privacy van sollicitanten: zo borg je de AVG in elke sollicitatiefase

Simpel gezegd mag je op basis van de AVG alleen persoonsgegevens verwerken als:

• dat noodzakelijk is om een bepaald doel te bereiken;
• je de verwerking kunt baseren op een grondslag die in de wet staat;
• er geen minder vergaande alternatieven zijn.

Daarnaast geldt dat je bepaalde veiligheidsmaatregelen moet treffen en de persoonsgegevens niet langer bewaart dan noodzakelijk.

Vacaturetekst en privacy: zo formuleer je AVG-proof

Terug naar de sollicitatiefase. Privacy komt al bij de vacaturetekst om de hoek kijken. De vacaturetekst geeft namelijk veel informatie, niet alleen over jouw bedrijf en de functie maar ook over datgene wat je in de sollicitant zoekt. Staat in de vacaturetekst bijvoorbeeld dat de sollicitant stressbestendig moet zijn? Maar verzwijgt de sollicitant dat deze herstellende is van een burn out (wat een persoonsgegeven is) en neem je de sollicitant aan? Dan kan dit de sollicitant (inmiddels werknemer) worden aangerekend en einde dienstverband betekenen. De sollicitant had dit ofwel moeten melden, ofwel niet moeten solliciteren op deze functie. Anderzijds zijn er ook juist zaken waar je vanwege privacy redenen niet naar mag vragen of waar de sollicitant niets over hoeft te melden. Maakt een assessment onderdeel uit van de sollicitatieprocedure? Ook dan worden persoonsgegevens verwerkt. Zorg ervoor dat de privacy van de sollicitant  gewaarborgd wordt.

Screening: wat mag je checken?

Menig werkgever zal dit herkennen. Als er gesolliciteerd wordt, kijkt een werkgever verder dan het CV en een motivatiebrief. Social media kanalen worden bekeken om een beter beeld te krijgen van de sollicitant. Dit valt echter onder screening en is niet altijd toegestaan. Ook het opbellen van referenties en het checken of de diploma’s echt zijn, vallen eronder. Screening is namelijk een ruim begrip.

Soms is het wettelijk verplicht om een screening uit te oefenen. Bij het aannemen van zorgverleners bijvoorbeeld geldt de vergewisplicht op basis waarvan moet worden onderzocht of de sollicitant geschikt is om zorg te verlenen. Denk verder ook aan een verplichte screening binnen de financiële sector voor bepaalde integriteitsgevoelige functies en aan vertrouwensfuncties.

Indien er geen wettelijke verplichting is op basis waarvan je een sollicitant kunt screenen, dan kan je mogelijk een beroep doen op de verwerkingsgrondslag ‘gerechtvaardigd belang’. Het is dus goed om je te realiseren dat het niet is toegestaan om zomaar te screenen. Wat is toegestaan, hangt af van de risico’s die aan de functie verbonden zijn. Als screening onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure is het zinvol om dit vooraf te melden in de vacaturetekst, zodat dit van tevoren helder is.

Gezondheidsgegevens: stel de juiste vragen

Tijdens het sollicitatiegesprek wordt wel eens gevraagd naar de gezondheid van de sollicitant. Hoewel sollicitanten hier geregeld open over zijn, geldt als hoofdregel dat je niet direct mag vragen naar de gezondheid. Indien een bepaald gegeven over de gezondheid van belang kan zijn voor de uitoefening van de functie, zoals het eerder genoemde voorbeeld van stressbestendigheid, geldt dat die vraag wél gesteld mag worden.

Bewaren gegevens van de sollicitant

Uiteindelijk wordt besloten welke sollicitant wordt aangenomen. Voor de sollicitant die niet wordt aangenomen, geldt dat de sollicitatiegegevens maximaal vier weken mogen worden bewaard. Geeft de sollicitant toestemming om de gegevens langer te bewaren? Dan dient een termijn van een jaar te worden aangehouden. Bepaal vervolgens op welke wijze de gegevens worden bewaard en wie er toegang heeft tot de gegevens. Een CV in de mail of op het bureau bewaren is in ieder geval geen goed idee.