Verborgen cameratoezicht op de werkvloer – wanneer doet u het als werkgever goed?

U bent werkgever en u ontvangt sinds kort meldingen van vermissing van eigendommen. Onlangs is een nieuwe medewerker bij u begonnen. U verdenkt deze medewerker ervan de eigendommen te hebben weggenomen, maar u weet het niet zeker. U wilt een verborgen camera ophangen om de medewerker te betrappen. Maar waar moet u eigenlijk op letten? Bij cameratoezicht worden immers persoonsgegevens verwerkt waardoor u te maken heeft met privacywetgeving. In dit blog leg ik het u uit.

Eisen inzet cameratoezicht

Om te beginnen is van belang eerst onderscheid te maken tussen ‘gewoon’ cameratoezicht en verborgen cameratoezicht. Het reguliere cameratoezicht is bijvoorbeeld de camera bij de ingang van een bedrijf of een camera gericht op machines in een productieruimte. Verborgen cameratoezicht is bijvoorbeeld het ophangen van een verborgen camera boven een kassa, omdat er onverklaarbare kasverschillen worden geconstateerd.

Zichtbaar cameratoezicht
Indien u één of meerdere zichtbare camera’s binnen uw organisatie wilt ophangen, stel uzelf dan de volgende vragen:

Met welk doel worden camera’s ingezet? Denk aan veiligheid
Op welke grondslag zal een camera worden ingezet? Denk aan het gerechtvaardigd belang
Is het onmogelijk om dat doel op een andere, minder ingrijpende manier te bereiken?
Is er beleid opgesteld met betrekking tot cameratoezicht?
Wie heeft toegang tot de beelden en hoe worden de beelden beveiligd?
Welke soort camera of softwaretechniek is in dit geval gerechtvaardigd om in te zetten?
Worden de beelden niet langer bewaard dan noodzakelijk?
Hoe worden werknemers en/of bezoekers hier over geïnformeerd? Door middel van bordjes? Een privacystatement voor werknemers?

Verborgen cameratoezicht
De meeste onduidelijkheid bestaat echter over het gebruik van verborgen camera’s. De Autoriteit Persoonsgegevens stelt meerdere voorwaarden aan het gebruik van verborgen camera’s. Indien u dus gebruik wilt maken van verborgen cameratoezicht is het aan te raden eerst na te gaan of u aan de voorwaarden voldoet:

Er zijn duidelijke vermoedens van bijvoorbeeld diefstal of fraude door werknemers en het lukt u niet, ondanks allerlei inspanningen, om daar een eind aan te maken;
Het gebruik van de verborgen camera is tijdelijk;
De inbreuk op de privacy van de werknemer(s) is zo klein mogelijk;
U heeft instemming van de ondernemingsraad voor de inzet van verborgen camera’s. Het opstellen van een regeling over de inzet van (verborgen) camera’s in overleg met de ondernemingsraad is een manier om aan dit instemmingsvereiste te voldoen.
U wijst uw werknemers er vooraf op dat de inzet van verborgen camera’s in bepaalde situaties (diefstal of fraude) mogelijk is. Denk aan het personeelsreglement, een gedragscode of in een reglement cameratoezicht;
U informeert de betrokken werknemer(s) achteraf over het gebruik van de verborgen camera;
U dient een data protection impact assessment (DPIA) voorafgaand aan het plaatsen van de verborgen camera’s uit te voeren. Als daaruit blijkt dat het toezicht een hoog privacyrisico inhoud, dient u met de Autoriteit Persoonsgegevens te overleggen voordat u met het cameratoezicht start. Als de risico’s voldoende zijn afgedekt, is dit niet nodig.

Toepassing in de praktijk?

De aandacht voor privacy is het afgelopen jaar fors toegenomen in verband met de inwerkingtreding van de AVG. Ook uit recente jurisprudentie blijkt wel dat werknemers in arbeidszaken vaker een beroep doen op de privacyregelgeving. Indien u verborgen cameratoezicht wilt inzetten, houd dan dus goed rekening met de eisen die daaraan worden gesteld. Probeer uw organisatie hier goed op voor te bereiden:

Informeer uw werknemers over mogelijk gebruik van verborgen cameratoezicht. Neem dit bijvoorbeeld op in uw personeelsreglement, gedragscode of privacy policy. Uw werknemer is dan vooraf geïnformeerd over de mogelijke inzet van verborgen cameratoezicht. Houd daarbij rekening met de privacy rechten aan betrokkenen: het recht om gegevens (camerabeelden) in te zien, het recht om vergeten te worden, het recht op beperking van de verwerking, het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van persoonsgegevens;
Indien er een ondernemingsraad is, kom dan tot een regeling over (verborgen) cameratoezicht zodat u aan uw instemmingsvereiste voldoet;
Doet zich een situatie voor waarbij de inzet van een verborgen camera noodzakelijk is, bepaal dan voor welk doel u gebruik wilt maken van een verborgen camera en leg vast wat uw gerechtvaardigd belang is (zoals een vermoeden van diefstal). Noteer wat u reeds heeft gedaan om uw doel te bereiken (noodzakelijkheid);
Bepaal vervolgens voor welke duur u de verborgen camera(’s) wilt inzetten, welke camera geschikt is, hoe lang u de beelden bewaart, welke beveiliging geschikt is en wie toegang heeft tot het beeldmateriaal;
Informeer de betrokken werknemer(s) achteraf schriftelijk over het (verborgen) cameragebruik.
Let op! Indien er sprake is van een bestaand beleid dat reeds is onderworpen aan een DPIA of is goedgekeurd door de Autoriteit Persoonsgegevens, is het niet nodig om steeds opnieuw deze toestemming te vragen of een DPIA uit te voeren. Zorg dus dat uw beleid op orde is.

Meer informatie
Wilt u meer weten over privacy op de werkvloer, dan kunt u uiteraard contact met opnemen met Sabine van Loon, verbonden aan de sectie arbeidsrecht.