Ondernemende advocaten voor de ondernemer

Screent u uw sollicitanten via social media? Dat mag dus niet zomaar!

Als werkgever tikt u vóór het gesprek met een sollicitant in uw zoekmachine nog even zijn of haar naam in. De sollicitant blijkt op Facebook te zitten. U bekijkt de (openbare) Facebookpagina, u bekijkt de foto’s en vormt zo een beeld over de persoon. Mag u dit als werkgever?

Screening van uw sollicitant

Het gemak van social media maakt dat werkgevers hiervan gebruik maken bij de selectie van een geschikte kandidaat. Als gevolg daarvan wordt menig kandidaat afgewezen voordat er überhaupt een gesprek plaatsvindt.

Sinds een opinie van de “artikel 29 werkgroep” – de Europese privacy toezichthouders – van afgelopen zomer krijgt het screenen van sollicitanten meer aandacht. Wat mag wel en wat mag niet?

Privacywetgeving van toepassing – vereisten

Allereerst is van belang dat de privacywetgeving van toepassing is. Het maakt hiervoor niet uit of het social media-account ‘openbaar’ is en de zoekresultaten vrij beschikbaar zijn op internet. Daarom dient de werkgever, als ze de sollicitant wil screenen, zich aan de privacyregels te houden.

Afhankelijk van het type organisatie en de aard van de functie, kan de werkgever er een gerechtvaardigd belang (een van de wettelijke grondslagen op basis waarvan persoonsgegevens mogen worden verwerkt) bij hebben om de sollicitant te screenen. Denk aan de functie van financieel directeur of van beveiliger. Dat betekent echter niet dat u via social media of Google in het wilde weg mag zoeken naar informatie over deze persoon voor de functie. Ook dan is er namelijk sprake van verwerking van persoonsgegevens. Volgens de privacywetgeving – nu de Wet bescherming persoonsgegevens, en per 25 mei 2018 de AVG – moet verwerking:

  1. Noodzakelijk zijn
  2. Voldoen aan het proportionaliteits- en subsidiariteitsvereiste.

Ook als de sollicitant toestemming geeft voor onderzoek via social media of Google, mag de werkgever dat niet zonder meer doen. De verwerking moet dan nog steeds voldoen aan de hiervoor genoemde vereisten. Toestemming binnen de (aanstaande) arbeidsrelatie is over het algemeen geen vrije toestemming in de zin van de privacywetgeving. Tussen de sollicitant/werknemer en de werkgever is immers geen sprake van een gelijkwaardige verhouding. De sollicitant weet ook dat als hij of zij de gevraagde toestemming niet geeft, de sollicitatieprocedure daardoor waarschijnlijk voor hem/haar stopt.

De ‘pakkans’

Het is natuurlijk de vraag in hoeverre het ’screengedrag’ van de werkgever gecontroleerd kan worden. Over het algemeen krijgt de sollicitant niet te horen dat hij of zij puur is afgewezen vanwege de online bevindingen. Maar ook in meer algemene zin komen in het arbeidsrecht nog relatief weinig privacyrechtelijke argumenten naar voren. Al zou dit – mede door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) – wel eens kunnen veranderen.

Hoe dan ook is het slim om na te denken over de manier waarop u omgaat met screening. Denk bijvoorbeeld aan het opslaan van de informatie die u via social media gevonden heeft en het verwijderen ervan.

Tip

Heeft u belang heeft bij het screenen van de kandidaat? Neem dan in de vacaturetekst op dat een social media screening (mogelijk) onderdeel is van de sollicitatieprocedure. U bent namelijk verplicht om de sollicitant die u screent hiervan op de hoogte te stellen.

Meer informatie
Wilt u meer weten wilt weten over dit onderwerp? Neem dan gerust contact op met Sabine van Loon.

Read also

Negeren Corona reisadvies: mag dat?
Annemieke Siebrand, 10-07-2020
Arbeidsrecht
Onjuiste informatie in CV – ontslag van bedriegende werknemer
Sabine van Loon, 26-05-2020
Arbeidsrecht
De tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging voor behoud van Werkgelegenheid (NOW): details en uitvoering
Madelein van der Velden, 31-03-2020
Arbeidsrecht, Ondernemingsrecht
Corona en privacy op de werkvloer: hoe zit dit?
Sabine van Loon, 19-03-2020
Arbeidsrecht, IE/ICT/Privacy