Ondernemende advocaten voor de ondernemer

Nieuwe werknemer: kopietje paspoort? Werkgevers opgelet!

In een eerdere blog gingen we in op de aandachtspunten bij het screenen van uw sollicitanten. Nu heeft u als werkgever de juiste persoon gevonden voor uw bedrijf en gaat u hem of haar een dienstverband aanbieden. Bij aanvang van een nieuw dienstverband vraagt u de werknemer om een kopie van het identiteitsbewijs. Echter, als werkgever dient u zorgvuldig om te gaan met kopieën van identiteitsbewijzen van uw werknemers. Wij leggen u graag in het kort uit waar u rekening mee moet houden.

Regels bij verzamelen en verwerken persoonsgegevens

Het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens voor identificatie is aan regels gebonden. Deze regels staan nu nog in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Deze wet wordt per 25 mei 2018 vervangen door de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Voor het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens moet een juridische grondslag bestaan. Onder “verzamelen en gebruiken” wordt onder andere verstaan: het overnemen, kopiëren of scannen van persoonsgegevens (art. 1 Wbp/art. 4 lid 2 AVG). De Wbp en de AVG beschrijven zes situaties (grondslagen) waarin u persoonsgegevens mag verwerken.

Voor werkgevers liggen de volgende twee situaties voor de hand:

  • de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst;
  • de gegevensverwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen.
    (art. 8 onder b en c Wbp/art. 6 lid 1 sub b en c AVG).

‘Toestemming’ wordt in de praktijk ook aangevoerd als grondslag voor gegevensverwerking. Echter, volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is die grondslag niet toereikend vanwege de afhankelijkheidsrelatie tussen werknemer en werkgever. Er is dan geen sprake van een ‘vrije’ toestemming.

Kopie identiteitsbewijs nieuwe werknemer

De werkgever is slechts in een paar situaties verplicht een kopie van het identiteitsbewijs te vragen.

Bij een nieuw dienstverband

Een werkgever is verplicht om bij indiensttreding van een nieuwe werknemer zijn of haar identiteit te controleren. Dat kan met een geldig paspoort of identiteitskaart (geen rijbewijs). Ook dient de werkgever het identiteitsbewijs op echtheid te controleren (art. 28 lid 1 sub f Wet op de Loonbelasting). Na deze controle moet de werkgever een kopie van het document – inclusief zichtbare Burger Service Nummer (BSN) en pasfoto – in zijn loonadministratie opnemen en bewaren. De werkgever mag het BSN alleen gebruiken voor de loonbelasting, en dus niet voor een ander doel. Het BSN is namelijk een uniek persoonsnummer en dit mag niet zomaar verwerkt worden.

Voor andere doeleinden

Vraagt u van uw werknemer een kopie van het identiteitsbewijs voor een ander doel dan verwerking in de loonadministratie? Dan moet u bepaalde gegevens afdekken, zoals het BSN en de pasfoto. Volgens de Hoge Raad is de pasfoto een gevoelig persoonsgegeven waaruit informatie over het ras van een persoon kan worden afgeleid. Een verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands ras is in beginsel bij wet verboden (art. 16 Wbp/art. 9 AVG).

Denk daarbij ook aan de uitzendbranche, waarbij iemand als werkzoekende staat ingeschreven bij een uitzendbureau. Heeft een uitzendbureau nog geen werk of opdracht voor de werkzoekende waarbij loonbelasting afgedragen moet worden? Dan mogen het BSN en de pasfoto van het identiteitsbewijs van deze persoon niet op voorhand verwerkt worden in de loonadministratie van het uitzendbureau.

Bescherm uzelf tegen boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens!

Maakt u als werkgever een kopie van een identiteitsbewijs, ga hier dan zorgvuldig mee om. Verwerk het identiteitsbewijs inclusief BSN en pasfoto uitsluitend in de loonadministratie en maak het niet toegankelijk voor andere afdelingen. Gebruik het BSN niet voor andere doelen, zoals het koppelen van dit nummer aan uw personeelsadministratie. Als u het BSN verkeerd verwerkt of deze gebruikt voor andere doeleinden, kan de Autoriteit Persoonsgegevens u hiervoor een hoge boete opleggen.

Meer weten?
Heeft u vragen over dit onderwerp? Neem dan gerust contact op met Sabine van Loon of Sharon de Rijder.

Lees ook

Madelein van der Velden advocaat arbeidsrecht MannaertsAppels Breda
Hoogste billijke vergoeding tot nu toe: € 628.000!!
Madelein van der Velden, 17-05-2018
Arbeidsrecht
Stijn Kerkhof letselschadeadvocaat MannaertsAppels Tilburg
Aansprakelijkheid van werkgevers voor burn-out
Stijn Kerkhof, 18-04-2018
Aansprakelijkheid, Arbeidsrecht, Letselschade
Sabine van Loon arbeidsrechtadvocaat MannaertsAppels Breda
Screent u uw sollicitanten via social media? Dat mag dus niet zomaar!
Sabine van Loon, 18-04-2018
Arbeidsrecht, Ondernemingsrecht
Astrid Jansen advocaat arbeidsrecht en ondernemingsrecht MannaertsAppels Breda
Wet Arbeidsmarkt in Balans, de belangrijkste maatregelen op een rij.
Astrid Jansen, 11-04-2018
Arbeidsrecht, Ondernemingsrecht