Een arbeidsovereenkomst willen beëindigen maar eigenlijk weinig aan dossier hebben. Voor velen is dit herkenbaar. Aan veel bedrijven hebben we inmiddels workshops gegeven over dossieropbouw. We doen dit omdat we in ons vak regelmatig de vraag voorgelegd krijgen of we onze cliënt – werkgever in dit geval – kunnen helpen bij het beëindigen van de arbeidsovereenkomst van een werknemer. Zo ook laatst, toen werkgever afscheid wilde nemen van een medewerker met een zeer lang dienstverband. Veel dossier was er echter niet.
Werkgever vertelde mij dat een medewerker niet meekon in de veranderingen binnen de afdeling. Waar collega’s wel in staat waren gebleken om mee te gaan in de veranderde werkwijze en een veranderde omgeving, was deze medewerker dat niet.
De medewerker werkte al 25 jaar bij het bedrijf waarvan al vele jaren in deze functie. De medewerker had een beperkte opleidingsachtergrond. Het team had ‘last’ van deze medewerker omdat hij veel vragen stelde en geregeld fouten maakte waardoor collega’s dit moesten oplossen.
Ik ontving het dossier van deze medewerker met de vraag te helpen om de arbeidsovereenkomst te beëindigen. Het dossier was heel dun, zeker gezien het lange dienstverband. Wel bleek daaruit dat er al een aantal jaar problemen werden ervaren met deze medewerker. Ook bleek echter uit het dossier dat het nooit serieus was opgepakt, met name door een wisseling van managers. Vreemd genoeg bevatte het dossier alleen positieve beoordelingen. We zien vaker dat beoordelingsformulieren zo worden opgesteld dat er weinig ruimte is voor het benoemen van verbeterpunten. Dat maakt het lastig om achteraf te stellen dat een medewerker onvoldoende functioneert.
Hoe dan ook, werkgever wilde de reputatie van zijn bedrijf hoog houden en kampte daarnaast met een personeelstekort. Werkgever wilde dan ook wegblijven van een procedure bij de rechter. Hij had er belang bij om goed uit elkaar te gaan.
Ondanks de ervaren problemen was hierover slechts eenmaal kort met deze medewerker gesproken. De medewerker zelf had daardoor überhaupt niet in de gaten dat de situatie voor werkgever problematisch was geworden. Met de HR-adviseur is dan ook besproken dat we daarmee zouden beginnen, duidelijkheid.
Er werden gesprekken met de medewerker ingepland. Tegelijkertijd werd alvast contact gezocht met een externe coach. Vermoed werd namelijk dat de medewerker weinig ontwikkelmogelijkheden had. Een coach kon daar duidelijkheid over geven. Een eventueel kostbaar – en voor de medewerker waarschijnlijk vervelend en mogelijk kansloos– verbetertraject kon daarmee worden voorkomen.
In het gesprek gaf de medewerker aan prima te functioneren. Het ging al vele jaren goed. Werkgever legde de situatie uit door onder meer duidelijke voorbeelden te noemen. Dit werd vervolgens neergelegd in een gesprekverslag en aan de medewerker gezonden. Intussen kwam de coach, na gesprekken met de medewerker, tot de conclusie dat een verbetertraject niet zinvol was gezien de beperkte ontwikkelmogelijkheden. In het vervolggesprek met de medewerker werd dit besproken. Vervolgens kon de stap worden gezet naar eventuele herplaatsingsmogelijkheden en werden de wensen van de medewerker besproken. Met de HR-adviseur werden deze gesprekken voorbereid en werden eventuele passende functies nader bekeken. Uiteindelijk kon in het eindgesprek gemotiveerd geconcludeerd worden dat geen enkele functie passend was of passend te maken was, mede gezien de wensen die de medewerker in het eerdere gesprek had geuit. Kort samengevat begon de medewerker in te zien dat er geen toekomst meer voor hem was binnen het bedrijf van werkgever.
De medewerker stond inmiddels open voor een uitdiensttreding. Hij kreeg een beëindigingsvoorstel voorgelegd. Al vrij snel hadden partijen overeenstemming bereikt over de regeling. De medewerker was niet boos of teleurgesteld maar had uiteindelijk vrede met de situatie. De regeling, waarbij rekening was gehouden met het lange dienstverband, bood de medewerker voldoende (financieel) comfort om verder te kunnen.
Over het algemeen leidt een goed gedocumenteerd dossier tot een snellere, prettigere en goedkopere oplossing dan een zwak dossier. Het is dan ook raadzaam om eerst te beoordelen wat je aan dossier hebt en wat je eventueel nog kunt en moet repareren voordat je de medewerker meedeelt dat je tot een beëindiging van het dienstverband wilt komen. Heb je hier vragen over? Neem dan contact op met Sabine van Loon of met een van onze andere arbeidsrechtspecialisten.
TIP: Voor meer informatie over dossiervorming, luister naar de aflevering Dossiervorming op de werkvloer van onze podcastserie Recht in bedrijf.
