Ondernemende advocaten voor de ondernemer

Antwoord op 5 hamvragen over het recht van inzage in het personeelsdossier

De werkgever verzamelt in de meeste gevallen persoonsgegevens van haar werknemers in een apart personeelsdossier. Voor wat betreft bepaalde persoonsgegevens heeft de werkgever zelfs een wettelijke verplichting om deze te verzamelen en bewaren. Als werknemer heb je op grond van de privacywetgeving, de Algemene Verordening Persoonsgegevens (‘AVG’), het recht om de persoonsgegevens die over je worden verzameld in te zien, zodat je als werknemer op de hoogte bent van de verwerking en de rechtmatigheid daarvan kan controleren. Hieronder geef ik antwoord op 5 hamvragen over het recht van inzage.

Welke informatie moet de werkgever verstrekken?

De privacywetgeving bepaalt dat aan de werknemer dient te worden medegedeeld:

  1. of de organisatie zijn persoonsgegevens gebruikt;
  2. wat het doel is van het gebruik;
  3. om welke gegevens/categorieën van gegevens het gaat;
  4. aan wie de organisatie de gegevens eventueel heeft verstrekt of aan welke categorieën van ontvangers de gegevens zullen worden verstrekt;
  5. wat de periode is waarin de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen of in elk geval de criteria om die termijn te bepalen;
  6. dat de betrokkene verschillende rechten heeft (rectificeren, wissen, beperken van de verwerking, bezwaar maken tegen de verwerking e.d.);
  7. dat de betrokkene het recht heeft een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
  8. wat de herkomst is van de gegevens, als deze bekend is en de gegevens niet bij de betrokkene zijn verzameld;
  9. of sprake is van geautomatiseerde besluitvorming inclusief profilering met vermelding van de onderliggende logica en het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor betrokkene;
  10. indien de gegevens worden doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie dient de betrokkene in kennis te worden gesteld van de passende waarborgen van deze doorgifte.

Welke informatie hoeft de werkgever niet te verstrekken?

Op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (oude privacywet) vielen interne notities die persoonlijke gedachten van medewerkers van de werkgever bevatten en die uitsluitend zijn bedoeld voor intern overleg of beraad niet onder het inzagerecht. Tot op heden zien we dat aan deze lijn wordt vastgehouden, dus ook nadat de nieuwe regelgeving in werking is getreden. De eerste jurisprudentie over een specifiek is geval nog niet verschenen onder de nieuwe regelgeving.

Mag de werkgever een verzoek tot inzage ook weigeren?

De werkgever kan een verzoek tot inzage van de werknemer naast zich neerleggen, wanneer het verzoek buitensporig is of al meerdere keren is gedaan. Daarnaast kan de werkgever op enkele andere in de AVG omschreven gronden een verzoek tot inzage weigeren, bijvoorbeeld als het noodzakelijk is voor de openbare veiligheid, om strafbare feiten te voorkomen of op te sporen, of om de rechten en vrijheden van anderen te beschermen.

Ook kan de werkgever gedeeltelijk weigeren, bijvoorbeeld omdat in het dossier ook informatie van een andere werknemer staat. In dat geval zou van de werkgever kunnen worden verlangd om de betreffende delen onleesbaar te maken of weg te laten.

Hoe moet deze informatie ter beschikking worden gesteld?

De werkgever kan aan de werknemer een kopie verstrekken van alle documenten waarin zijn of haar persoonsgegevens zijn verwerkt. Echter, volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is het voldoende als de werkgever een compleet overzicht verstrekt van de persoonsgegevens die door haar worden verzameld. Het bijvoegen van een kopie van de documenten zelf is daarbij niet noodzakelijk. Van belang is dat de werknemer kan nagaan of de gegevens kloppen en of de gegevens door de werkgever op de juiste wijze worden verwerkt.

Indien het verzoek van werkgever elektronisch is ingediend, wordt de informatie in een gangbare elektronische vorm versterkt. Daarnaast bepaalt de AVG dat de communicatie beknopt, transparant, begrijpelijk en gemakkelijk toegankelijk vorm en duidelijke en eenvoudige taal dient te worden verstrekt aan de werknemer.

Binnen welke termijn moet de werkgever aan het verzoek gehoor geven?

De AVG bepaalt dat de werkgever de informatie onverwijld en in ieder geval binnen één maand na ontvangst van het verzoek dien te verstrekken aan betrokkene. Slechts indien er sprake is van een complex verzoek of een groot aantal verzoeken, is het mogelijk om deze termijn met twee maanden te verlengen. De werkgever dient in dat geval de werknemer binnen één maand op de hoogte te stellen van dergelijke verlenging.

Meer weten?
Wilt u meer weten over de rechten van werknemers of heeft u vragen over de nieuwe privacyregels in het algemeen, dan kunt u uiteraard contact met opnemen met Maaike van Santvoort, verbonden aan de sectie Ondernemingsrecht.

Lees ook

Sabine van Loon arbeidsrechtadvocaat MannaertsAppels Breda
Welke rol speelt de ondernemingsraad bij uitvoering van de AVG?
Sabine van Loon, 22-08-2018
Arbeidsrecht, Ondernemingsrecht
Madelein van der Velden advocaat arbeidsrecht MannaertsAppels Breda
Hoogste billijke vergoeding tot nu toe: € 628.000!!
Madelein van der Velden, 17-05-2018
Arbeidsrecht
Nieuwe werknemer: kopietje paspoort? Werkgevers opgelet!
Sharon de Rijder, 30-04-2018
Arbeidsrecht, Ondernemingsrecht